4 pasos para Excel 2007

4  Pasos  en Excel  2007

HACER UNA PLANILLA EN EXCEL 2007 PARA RESERVAS DE HOTELES (en 10  pasos)

Por: Alfredo Prato

      

Vamos a hacer cada año en una hoja distinta en

Office 2007 / 10, porque tienen muchas más columnas que Excel 2003.

Excel 2003 tiene 256 columnas y Excel 2007 tiene 16.384.

Haciendo solo un año, después hacemos clic derecho sobre la Etiqueta de la Hoja y elegimos Mover o Copiar y después Crear una Copia y Aceptamos.

Con eso se crea la copia ponemos el año en la Celda  A2 y en la Etiqueta de la Hoja, solamente tendríamos que cambiar los días de las semanas (o borrarlas).

Para ello borramos las filas 4 y 99 y en Fuente, con la flecha negra elegimos Automático.

En el año bisiesto tendríamos que agregar el día 29 de febrero.

(Hacemos dos columnas por día), una para el Check-in y la otra para el Check-out.

B E N E F I C I O S

Jamás se pierden, como ocurre con las Planillas de Cartulina.

Tiene cada año en una hoja y en el Archivo hay varios años. Las planillas de cartulina son muy grandes, hay que hacerlas en lápiz, por si hay que borrar o cambiar una Reserva y tienen que ser para un mes solamente.

Al comenzar el día, puede abrirse el archivo y minimizarlo, con eso lo tenemos en la barra de estado, siempre a mano.

A medida que recibimos un e-mail o una llamada telefónica podemos contestar mucho más rápido.

En la hoja de Reservas Recibidas deberíamos anotar los datos recibidos para que los sume y luego ponerlos en los Comentarios.

Se pueden enviar por Archivo Adjunto, por ejemplo a los socios que no están en el Hotel o subir a nuestro sitio o blog.

Cuando anotamos una Reservas, automáticamente aparece en la hoja Resumen por Año y por Mes.

Cuando no se puede o no se quiere gastar en costosos Progamas de Hoteleria, con mantenimiento mensual, es una buena opción hacerlo con Excel 2007 ó 2003 que cualquier persona lo puede editar.

Por una módica suma puedo enviartelo todo completo, hasta el año 2016 (que es bisiesto), (equivalente aproximadamente a un día de estadía en el hotel),con sus Fórmulas y Funciones y un archivo en PDF con todas las explicaciones posibles en Excel 2003 y Excel 2007.

Paso 1

Seleccionamos en la Fila 6 las Celdas B y C, en la Barra de Formatos elegimos COMBINAR y CENTRAR y en Fuente presionamos Bordes y después Bordes Externos y escribimos el número 1 y arrastramos hasta el 365 (último día del año)

Seleccionamos en la Fila 4 las Celdas B y C, elegimos Combinar y Centrar y también Bordes Externos, con la cruz fina arrastramos hasta el día 7.

Ponemos en la Celda combinada B y C la leyenda Ma (por martes) y así en la primera semana.

En el día Do (domingo) le damos Color de Fondo – Rojo.

Seleccionamos la primera semana y con la cruz fina arrastramos hasta el día 365  (sin interrumpir).

Después en lugar de 365 días, ponemos los días de cada mes según corresponda.

Paso  2

Seleccionamos las Columnas B hasta la ABC (el día 31 de diciembre).

Vamos a INICIO, elegimos Celda y Formato, y luego Columnas, elegimos Ancho de Columna 1.14 y  Aceptamos.

En la Fila 5 ponemos los meses del año, desde Enero hasta Diciembre.

Escribimos los meses en los primeros 5 días, después copiamos y pegamos.

Le damos distintos Colores de Fondo tanto al mes y sus correspondientes días.

En la celda A  1 colocamos AÑO

En la celda A  2 colocamos 2013 y le damos Color de Fondo.

En la celda A  3 colocamos Cantidad de Hab.

En la celda A  4 colocamos 90  y le damos Color de Fondo.

Paso  3

Seleccionamos toda la hoja y en Inicio elegimos Negrita.

En la columna A a partir de la celda A7, también en la Columna ABC, ponemos las habitaciones, le damos Bordes Externos,por ahora ponemos 90 hab. Después eliminamos las que sobran.

Con la columna A seleccionada vamos a Inicio, Celdas y Formato y elegimos Alto de la Fila:   12.

Después copiamos las Filas 5 y  6, en las Filas 97 y 98.

Copiamos también la Fila 4 en la Fila 99

Después elegimos la fila 7, desde el 1 de Enero hasta el 31 de Diciembre y le aplicamos un color de fondo suave.

 Aplicamos Bordes Externos en la fila 7 en las celdas combinadas B7 y C7,para el día 1 de Enero, y en la fila 8, después seleccionamos las dos y con la cruz fina arrastramos hasta el 31 de Diciembre.

Después seleccionamos la Fila 7 y la 8 y con la cruz fina arrastramos hasta la Hab. 90.

Paso  4

En la Celda  A  100  escribimos Libres

En la Celda  A  101  escribimos Reservadas

En la Celda  A  102  escribimos  % Reservadas

Y lo copiamos a la Columna  ABE.

Combinamos y Centramos las Celdas B 100 y C 100y aplicamos Bordes Externos y con la cruz fina arrastramos hasta la fila 102.

Luego con las 3 celdas combinadas, con la cruz fina arrastramos hasta el día  31 de diciembre, ajustamos el ancho de la fila.

Esos son los 4 primeros pasos de un total de 10, los pasos siguientes son:

Paso 5: Es para poner las fórmulas y

Funciones y

Ajustar a las habitaciones de cada hotel.

Paso 6:   Para saber cuántas habitaciones Libre y Reservadas en cada mes y también el porcentaje de % de Reservas

Paso 7: Formato Condicional, le da color de fondo a seis letras, (cambia el color de fondo) para distinguir las Reservas.

Paso 8: Anotar las reservas en una hoja: Reservas Recibidas y luego insertar un Comentario, para saber la Agencia que lo mandó, la fecha del e-mail, quien lo mandó, el nombre del pasajero y todo dato de interés.

Paso 9:   En la hoja Reservas Recibidas podemos ver cuántos pasajeros ingresaron, cuántas noches se quedaron y cuanto pagaron en todo el año o en cualquier período de tiempo.

También puede discriminarse por Pasajero y por Agencia.

Paso 10:  En la hoja que dice  RESUMEN hay tres planillas, una para las Habitaciones Libres, otra para las Habitaciones Reservadas y la última para el Porcentaje de las Habitaciones Reservadas, con los Meses de los años 2013, 2014, 2015 y 2016 que a medida que se cargan las Reservas aparecen en la Hoja Resumen por Año y por Mes.

Compara las Reservas con los Años Anteriores.

Si te interesa por la módica suma de $ 200.- doscientos pesos argentinos o u$s 27.- veintisiete dólares te envió la explicación completa, también para las Reservas en Excel 2007 y los dos archivos ya hechos, para Excel 2003 y Excel 2007 para empezar a usarlos YA.